Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej zwane RODO), informujemy, że Transwell Sp. z o. o. jako Administrator danych, przetwarza Państwa dane osobowe: osób fizycznych, podmiotów w znaczeniu osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz wskazanego przedstawiciela podmiotu, będącego osobą fizyczną.

1. O Administratorze Danych
Administratorem Państwa danych jest Transwell Sp. z o. o. z siedzibą przy ulicy Leszno 8/28, 01-192 Warszawa, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla M.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000631370, NIP:5272776527, Regon: 365130352.
Dane kontaktowe:
Adres e-mail: biuro@transwell24.pl
Numer telefonu: 506 701 239
Adres korespondencyjny:
Transwell Sp. z o. o.,
Leszno 8/28, 01-192 Warszawa

2. O celu przetwarzania i podstawach legalności ich przetwarzania
Państwa dane osobowe, przetwarzane są w celu określonej przesłanki legalności, w zakresie:
• zawarcia i wykonywania umowy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.
• wykonywania obowiązków prawnych, ciążących na Administratorze Danych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit c) RODO
• wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora Danych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, w zakresie:
I. dla celów marketingu produktów własnych Administratora Danych, w tym zapraszania podwykonawców do udziału w organizowanych przez Administratora zapytaniach ofertowych na wykonanie określonych usług, informowania opinii publicznej o realizowanych i planowanych inwestycjach i udziale podmiotów powiązanych, itp.
II. w celu zapewnienia przejrzystości w zakresie wykrywania i zapobiegania nadużyć,
III. w celu ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń,
IV. dla celów tworzenia zestawień, analiz i statystyk, modeli statystycznych na potrzeby wewnętrzne Administratora Danych;

3. O odbiorcach danych
Odbiorcami Państwa danych są:
• Inne podmioty wykonywujące usługi na rzecz Transwell Sp. z o. o., wyłącznie
w zakresie świadczonej usługi zgodnie z umową,
• Podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi doradcze, konsultacyjne, audytowe, pomoc prawną,
• Inne podmioty gdy istnieją przyczyny prawne w zakresie:

• dążenia do spełniania wymogów obowiązującego prawa, przepisów, procesów prawnych lub prawomocnych żądań instytucji państwowych.
• wykrywania oszustw i zapobiegania im, a także rozwiązywania innych problemów dotyczących oszustw, bezpieczeństwa i kwestii technicznych;
• ochrony praw własności lub bezpieczeństwa Administratora Danych oraz pozostałych osób w sposób wymagany bądź dozwolony przez przepisy prawa.
Administrator danych, oświadcza, że dane osobowe nie będą przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

4. O czasie przetwarzania danych
Dane osobowe są przetwarzane przez okres ustalony zgodnie z celem i podstawą legalności ich przetwarzania, w tym:
a. w przypadku, gdy Administrator danych przetwarza dane osobowe na podstawie uzasadnionego interesu administratora danych, okres przetwarzania trwa do momentu ustania ww. interesu (np. okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych) lub do momentu sprzeciwienia się osoby, której dane dotyczą, dalszemu takiemu przetwarzaniu – w sytuacjach, gdy sprzeciw taki zgodnie z przepisami prawa przysługuje;
b. przypadku, gdy Administrator danych przetwarza dane osobowe, ponieważ jest to konieczne
z uwagi na obowiązujące przepisy prawa, okresy przetwarzania danych w tym celu określają te przepisy.
c. w przypadku zakończenia realizacji umowy, przez okres do 5 lat od dnia zakończenia
/ rozwiązania umowy.

5. O prawach, które Państwu przysługują

Przysługują Państwu, w odniesieniu do Państwa danych prawo do:

• żądania usunięcia (prawo do bycia zapomnianym) dotyczących Państwa danych osobowych
z systemów informatycznych oraz z akt. Prawo to zostanie przez Administratora zrealizowane, o ile nie spoczywa na Administratorze prawny obowiązek zachowania, a tym samym przetwarzania danych, pomimo wniesienia prawa do bycia zapomnianym. Prawo to można wykonywać poprzez wysłanie e-maila na adres: biuro@transwell24.pl
• dostępu do swoich danych (żądania wydania kopii danych). Prawo to można wykonywać poprzez wysłanie e-maila na adres: biuro@transwell24.pl
• sprostowania danych (aktualizacji danych). Informujemy, że zaktualizowanie danych, nie spowoduje usunięcia danych przed dokonaniem aktualizacji, co związane jest z obowiązkiem zachowania spójności danych, przetwarzanych przez Administratora w określonym celu. Prawo to można wykonywać poprzez wysłanie e-maila na adres: biuro@transwell24.pl
• ograniczenia przetwarzania, w tym również prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych powołując się na określoną sytuację. Informujemy, że wskazane prawo zostanie przez Administratora zrealizowane wyłącznie w sytuacji, gdy wykonanie określonej czynności nie jest sprzeczne z obowiązującymi przepisami prawa, które obligują Administratora do przetwarzania danych. Prawo to można wykonywać poprzez wysłanie e-maila na adres: biuro@transwell24.pl
• przeniesienia swoich danych z systemów informatycznych na rzecz wskazanego podmiotu oraz do wniesienia skargi do Urzędu Nadzorczego na działania Administratora Danych
w przetwarzaniu danych osobowych

Informacja o Administratorze Danych, celu przetwarzania i prawach osoby, której dane dotyczą.

I. Identyfikacja Administratora Danych

Transwell Sp. z o. o. z siedzibą przy ulicy Leszno 8/28, 01-192 Warszawa (dalej zwana Administratorem) jako Pracodawca stała się Administratorem Danych Osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Oświadczamy, że jesteśmy świadomi oraz czynimy wszystko, aby Pani / Pana dane były bezpieczne, a przetwarzanie nie naruszało Pani / Pana praw i wolności, a przede wszystkim negatywnie na Pani / Pana nie oddziaływało.
Chronimy Pani / Pana prywatność, dlatego wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych, z którym ma Pani / Pan prawo się skontaktować poprzez e-mail: iod@transwell24.pl w sytuacji wystąpienia każdej niejasności dotyczącej przetwarzania danych osobowych przez Transwell Sp. z o. o.

 

II. Podstawy legalności przetwarzania danych osobowych i zakres danych

Administrator oświadcza, że dane osobowe przetwarza w aktach, wykazach oraz systemach informatycznych w sposób nie i półzautomatyzowany, wyłącznie w celu prowadzenia spraw pracowniczych na podstawie:

1. przepisów prawa:

• Ustawy kodeks pracy z dnia 26 czerwiec 1974 r.
• Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1996 r.
• Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych z dnia 13 października 1998 r.
• Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika;
• Rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie prowadzenia badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy.
• Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.

2. udzielonej zgody, w zakresie danych, pod którymi Pani / Pan udzielił zgody na ich przetwarzanie.
Zakres danych osobowych przetwarzanych przez Administratora Danych jest powiązany z podstawą legalności procesu.
• Zakres danych osobowych przetwarzanych przez Administratora (jeśli dotyczą) to:

– Dane osobowe (np. imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, nazwisko rodowe, datę i miejsce urodzenia, płeć, wizerunek);
– Dane adresowe (np. adres zameldowania, adres zamieszkania, adres korespondencyjny);
– Dane kontaktowe (np. numer telefonu, adres e-mail);
– Dane identyfikacyjne (np. numer i seria dowodu osobistego, numer PESEL, numer NIP);
– Dane transakcyjne (np. dane dotyczące wynagrodzenia, tryb i czas wypłaty, dane rachunku bakowego);
– Dane komunikacyjne (np. dane wynikające z prowadzonej korespondencji);
– Dane rodzinne (np. liczba i wiek dzieci, dane małżonka);
– Dane zdrowotne (np. dane wynikające ze zwolnień lekarskich, medycyny pracy);
– Dane indywidualne (np. wykształcenie, doświadczenie, umiejętności);
– Dane dotyczące pracy (np. dane dotyczące jakości wykonywanej pracy, wymiaru czasu pracy, stanowiska, wykorzystywania samochodu służbowe, służbowej poczty e-mail);
– Dane dotyczące powiązań prawnych (np. informacje niezbędne do realizacji dyspozycji zgodnie z udzielonym pełnomocnictwem, upoważnieniem);

• Wewnętrzne regulaminy w zakresie:
• loginu dostępu do systemów informatycznych,
• udzielonej przez Panią / Pana zgody w zakresie:
• adresu korespondencyjnego (jeśli jest inny niż wskazany adres zameldowania),
• numeru telefonu,
• adres e-mail,
• numeru rachunku bankowego i Nazwy banku,
Informujemy, że podanie danych wynikających z przepisów prawa oraz wewnętrznych regulaminów Transwell Sp. z o. o. jest obowiązkowe i niezbędne do zatrudnienia Pani / Pana oraz realizowania na rzecz Pani / Pana jako pracownika uprawnień wynikających
z przepisów prawa i wewnętrznych regulaminów. Niepodanie danych wynikających z wskazanych podstaw prawnych, może skutkować brakiem możliwości zatrudnienia Pani / Pana w Transwell Sp. z o. o. lub prawidłowego realizowania Pana uprawnień pracowniczych.
Informujemy, że podanie danych w zakresie: adresu korespondencyjnego, numeru telefonu, adresu e-mail oraz numeru rachunku bankowego jest dobrowolne, a cel ich przetwarzania został Pani / Panu przedstawiony w zgodzie na przetwarzanie określonych danych przez Transwell Sp. z o. o.

Ma Pani / Pan prawo do niepodawania powyższych danych, co w żadnej sytuacji nie wpłynie negatywnie na Pani / Pana, a określone powyżej czynności wykonywane będą na podany adres zameldowania, a wypłata należnego wynagrodzenia w kasie, w formie czeku lub w postaci bonów handlowych.
W każdym dowolnym czasie ma Pani / Pan prawo do wycofania udzielonej zgody, co spowoduje zaprzestanie przetwarzania Pani / Pana danych osobowych, przetwarzanych przez Administratora na podstawie udzielonej zgody. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność przetwarzania Pana danych osobowych, którego dokonano na podstawie udzielonej zgody przed jej cofnięciem.

 

III. Cel przetwarzania

Administrator oświadcza, że celem przetwarzania Pani / Pana danych jest:

1. spełnienie obowiązków lub uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz wewnętrznych regulaminów obowiązujących w Transwell Sp. z o. o.
• prowadzenie kartoteki pracowniczej,
• ewidencjonowanie czasu pracy,
• naliczania i wypłacania wynagrodzenia,
• oceniania jakości wykonywanych obowiązków służbowych w czasie godzin pracy,
• wystawiania informacji o dochodach i pobranych zaliczkach,
• wystawiania deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych płatnika składek,
• spełnienia uprawnień przysługujących pracownikom, a wynikających z przepisów prawa pracy: zakładowy fundusz świadczeń socjalnych,
• podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
• udostępniania wybranych danych, współpracownikom Transwell Sp. z o. o. zgodnie z przepisami prawa w celu i zakresie zgodnym w stosunku do zakresu obowiązków wynikających z zajmowanego stanowiska.

2. niezbędne do realizacji prawnie, usprawiedliwionych celów Administratora Danych, w zakresie:

• prowadzenia fizycznego dozoru dostępu,
• ochrony systemów teleinformatycznych w zakresie nieautoryzowanego dostępu do systemu, nielegalnego ściągania plików oraz niewłaściwego wykorzystywania przydzielonych pracownikowi urządzeń służbowych, poczty e-mail,

3. na podstawie udzielonej zgody, w zakresie:
• usprawnienia procesu przepływu informacji pomiędzy pracownikiem, a Transwell Sp. z o. o. wypłaty należnego wynagrodzenia na wskazany przez pracownika numer rachunku bankowego.

 

IV. Jakie prawa przysługują osobie, której dane są przetwarzane

Ma Pani / Pan prawo żądania usunięcia (prawo do bycia zapomnianym) dotyczących Pani / Pana danych osobowych z systemów informatycznych oraz z akt. Prawo to zostanie przez Administratora zrealizowane o ile nie spoczywa na Administratorze prawny obowiązek zachowania, a tym samym przetwarzania Pana danych, pomimo wniesienia przez Pana prawa do bycia zapomnianym.
Ma Pani / Pan prawo dostępu do swoich danych (żądania wydania kopii danych). Prawo to może Pani / Pan zrealizować osobiście w siedzibie Transwell Sp. z o. o.
Ma Pani / Pan prawo do sprostowania (aktualizacji danych). Prawo to może Pani / Pan realizować osobiście w siedzibie Transwell Sp. z o. o., poprzez wypełnienie karty aktualizującej dane pracownika. Informujemy, że zaktualizowanie danych, nie spowoduje usunięcia danych przed dokonaniem aktualizacji, co związane jest z obowiązkiem zachowania spójności danych, przetwarzanych przez Administratora w określonym celu.
Ma Pani / Pan prawo do ograniczenia przetwarzania w tym również do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych powołując się na określoną sytuację. Prawo to może Pani / Pan realizować osobiście w siedzibie Transwell Sp. z o. o. Informujemy, że wskazane prawo zostanie przez Administratora zrealizowane wyłącznie w sytuacji, gdy wykonanie określonej czynności nie jest sprzeczne z obowiązującymi przepisami prawa, które obligują Administratora do przetwarzania danych.
Dodatkowo ma Pan / Pani prawo do przeniesienia swoich danych z systemów informatycznych na rzecz wskazanego podmiotu oraz do wniesienia skargi do urzędu regulującego na działania Administratora w przetwarzaniu Pana / Pani danych osobowych.

 

V. Czas przetwarzania danych

Celem Transwell Sp. z o. o. jest ochrona Pani / Pana przed negatywnymi konsekwencjami przetwarzania danych osobowych, dlatego określiliśmy czas ich przetwarzania (przechowywania) na:
50 lat w stosunku do danych przetwarzanych na podstawie przepisów prawa w zakresie wynikającym z prowadzenia akt pracowniczych, liczone od roku następnego po roku ustania stosunku pracy,
10 lat w stosunku do danych przetwarzanych na podstawie ustawy o rachunkowości
w zakresie rozrachunków z pracownikami, liczone od roku następnego po roku ustania stosunku pracy,
5 lat w stosunku do danych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, liczone od dnia ustana stosunku pracy i zwrotu przydzielonego przez Transwell Sp. z o. o. mienia pracownikowi,
3 lata w stosunku do danych przetwarzanych na podstawie udzielonej zgody, osoby, której dane dotyczą, liczone od dnia ustania stosunku pracy,

Po zakończeniu okresu przechowywania poszczególnych danych osobowych, w sytuacji braku możliwości uzyskania nowej podstawy prawnej obligującej Administratora do kontynuowania procesu przetwarzania, dane zostaną usunięte z systemów informatycznych oraz systemów podmiotów trzecich, którym dane przekazano do przetwarzania na polecenie Administratora i z akt.

 

VI. Komu dane są udostępniane

Oświadczamy, że
• jako Administrator Danych, Pani / Pana dane mogą zostać udostępnione podmiotom trzecim na podstawie obowiązujących przepisów prawa, do których Transwell Sp. z o. o. jako pracodawca jest zobligowany do przestrzegania, co oznacza, że Pani / Pana dane będą udostępnione np. instytucjom publicznym (Urząd Skarbowych, Zakład Ubezpieczeń Społecznych), w zakresie niezbędnym do osiągnięcia zamierzonego celu, wynikającego z przepisów prawa.
• jako Administrator Danych, możemy udostępniać Pani / Pana dane podmiotom współpracującym z Transwell Sp. z o. o. realizującym określone w podpisanych umowach czynności na Nasze polecenie, z zastrzeżeniem, że proces przetwarzania danych osobowych nie narusza Pani / Pana praw,
• może Pani / Pan żądać od Nas udostępniania Pani / Pana danych osobowych przetwarzanych przez Transwell Sp. z o. o. wskazanemu na piśmie podmiotowi trzeciemu, z zastrzeżeniem, że zakres do udostępnienia danych nie spowoduje naruszenia ochrony danych osobowych osób trzecich lub informacji poufnych Transwell Sp. z o. o.

Administrator oświadcza, iż Pani / Pana dane osobowe nie będą przekazywane do podmiotów spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).